关于远程公证,你需要了解这些

Updated: Sep 11

今年的疫情,让大家尽可能地保持社交距离,并努力寻找其他方式来开展生活、学习和工作,最大限度避免面对面的接触。公证的形式也同样顺应需求,电子公证和远程公证变得越来越重要。但这也让很多人,甚至是公证员自己,对公证类型都感到疑惑。希望此文能为大家答疑解惑。

1. 远程公证与传统公证和电子公证有什么区别?

文件的公证形式可分为传统公证(Traditional Notarization),电子公证(Electronic Notarization)和远程公证(Remote Notarization)。

传统公证:客户和公证员面对面,需要公证的文件必须是纸质版。公证员完成公证程序后,会附上公证词,用笔签名,并盖上公证员章(橡皮章或钢印章)。


电子公证:客户和公证员面对面,需要公证的文件是电子版。公证员完成公证程序后,在电子版文件上使用电子签名和公证员电子章。公证员的电子签名和电子章需要获得州务卿的许可。


远程公证:客户不需要和公证员面对面,而是通过带有语音和视频功能的软件和设备实时在网上见面,需要公证的文件必须是电子版。公证员完成公证程序后,在电子版文件上使用电子签名和公证员电子章。公证员的电子签名和电子章需要获得州务卿的许可。远程公证的全程会被录制下来,公证员必须将所有远程公证的视频记录保存5年。


并不是所有公证员都可以提供远程公证服务,其要求比其他形式的公证都更为严格,而且需要在成为传统公证员的基础上,额外向州务卿提交申请材料并阐述自己所使用的技术,获得许可后方可执业。

所以当您需要完成远程公证时,您应该确认:该州是否允许和认可远程公证?该公证员是否有资格提供远程公证服务?

2. 目前有哪些州允许远程公证?

2012年,Virginia成为美国第一个正式批准和实施远程公证并提供了法律框架的州。目前,共有至少43个州制定了某种形式的远程公证法,有些州是全面实施,有些是有限制地实施,有些是短暂性地实施,有些是草案已通过但尚未生效。由于COVID-19情况正在发生变化,上述数据可能每天都在变,而且各州法律不同,请与您所在州的公证员确认。

3. 远程公证有哪些优点?

1. 对于客户来说,没有地域限制,无边界,无国界。

2. 节省双方的时间和出行成本。

3. 在疫情期间降低被感染风险。

4. 无纸化,更加环保。

4. 远程公证有什么局限性?

经过远程公证后的文件是电子版形式。由于州务卿认证(Authentication)或州务卿海牙认证(Apostille)只能对纸质版原件进行认证,这会导致他们无法为您的电子文件提供认证。所以对于后续需要完成各种认证的文件来说,不建议做电子公证或远程公证,而应选择传统公证。

5. 远程公证的地域管辖问题

对于客户来说,做远程公证时,不一定要身在公证员所在州,在不同的州或国家都可以,所以实际上并没有地域限制。但是,对于公证员来说,无论是传统公证、电子公证还是远程公证,始终需要在物理上位于他/她获得执照的州的领地或辖区内。

公证员可以上门公证,但不能离开其所执业州的范围之外。例如,德州的公证员决定去加州探亲,在加州期间,有人希望这名德州公证员为其做电子公证或远程公证。由于这名公证员身处德州边境之外,所以他/她不可以向客户提供公证服务。

从这个角度来说,弗吉尼亚州在传统公证和电子公证的地域问题上则显得更为宽容。据弗吉尼亚法典§ 47.1-13, § 47.1-13.1,该州的传统公证员在州外进行公证的权力有限,但如果该文件是在弗吉尼亚州内或美国联邦政府使用,公证员可以在州外做公证;该州的电子公证员在州外进行公证的权力也有限,但如果该文件是在弗吉尼亚州内或美国联邦政府使用,公证员同样也可以在州外做公证。特别声明,做远程公证时公证员没有此项权力。

【答读者问】


问:我人在美国,绿卡身份。现在由于中美关系和疫情风险,无法回中国或我根本不想冒险回中国。但是我需要办理国内的退休手续,请问应该如何办理委托授权书的公证与认证?

答:是的,很多读者来电来信咨询类似的问题。客观上,中美两国最近的紧张形势为两国人民的工作生活学习及来往带来了很多不便。针对这个问题,第一,您应起草一份中英文委托授权书,不要签字,带到美国公证认证中心办公室,在公证员面前签署办理公证;第二,由公证认证中心代表您将文件提交到州务卿、国务院、中国大使馆办理认证;最后,在家收到或到办公室pick up经过公证认证的完整文本文件。

美国公证认证中心(American Notary Service Center Inc.)为广大客户提供公平、快速、保密、专业的文件公证和认证服务,向在社会上和经济上处于弱势的群体所领导的小企业提供各类援助计划的认证申请服务,帮助小企业获得联邦政府采购合同、在市场中立足并蓬勃发展。相关资讯请关注官网www.usnotarycenter.com,或通过服务热线202-599-0777和电邮info@usnotarycenter.com咨询。



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