公证行为之“事实验证”

Updated: Apr 25

自2002年《示范公证法》(The Model Notary Act)引入新的“事实验证”公证行为以来,有两个州已将其颁布为法律:弗吉尼亚州和怀俄明州。


弗吉尼亚州是美国第一个授权公证员做“事实验证”公证的州。该权力涉及公证员可以直接访问公共记录或重要记录(public or vital records),以查明或确认签名者的身份凭证,或确认有关人士的个人身份或访问权的事实。 公证员还可以访问公共记录,以确认诸如公司状况、出生日期或结婚日期等事实。


事实验证的定义


在弗吉尼亚州,“事实验证”是公证行为中的一种,指公证员访问公共记录或重要记录(public or vital records)以:

(i) 查明或确认相关人士的身份、身份属性或他们有权访问建筑物、数据库、文件、网络或实体场所的事实;或

(ii) 在基于满足要求的身份证明证据的情况下,确认身份凭证。


怎样完成事实验证公证行为


在进行事实验证公证行为时,公证员可以到存放公共、重要或其他记录的相关机构核实所需的事实,或者接受某个人提供的记录。显然,前者更可取,但在后一种情况下,公证员有权对所提供的任何记录进行可信度的评估。公证员应积极辨认提供记录的人,并检查所提供的记录是否有伪造或篡改,就像公证员平常检查签名者出示的身份证明一样。


事实验证公证词示例


公证员在核实一个或多个事实时,应使用大致上类似于以下形式的公证词:


[State] of __________

[County] of ________

On this _______ day of ___________, 20___, I certify that I have reviewed the following record(s) or data,

(a) ________________________________________________,

(b) ________________________________________________,

(c) ________________________________________________,

(d) ________________________________________________,

at the following office, Internet or electronic system locations, respectively,

(a) ________________________________________________,

(b) ________________________________________________,

(c) ________________________________________________,

(d) ________________________________________________,

or upon the record(s) being presented to me by , and hereby verify the following respective fact(s) as stated in these records:

(a) ________________________________________________,

(b) ________________________________________________,

(c) ________________________________________________,

(d) ________________________________________________.


______________________________

(official signature and seal of notary)



《示范公证法》为完成了对事实的验证的公证员提供了如上的公证词示例。这类公证行为可用于确认出生证明和结婚证等重要记录的数据,从而证明一些领养外国儿童往往需要的资料。


虽然为了防止欺诈起见,公证员最好在官方指定的公共记录保管办公室(例如,人口统计局或县书记处)审查此类记录,但该形式还允许公证员审查个人提交的记录。对于此类记录是否值得信赖,将依赖第三方的自由裁量权。


与其他公证行为的公证词不同,此公证词无需附到其他文件中。该公证词本身已构成完整的公证行为。它不需要对某个签名进行公证,也不需要在事实验证的申请者在场的情况下完成。


备注


尽管弗吉尼亚州的公证员有权履行“事实验证”这种公证行为,但官方指南建议公证员应始终牢记以下几点:

  • 弗吉尼亚州公证员客户可以在州外完成其公证行为,只要该文件是在弗吉尼亚州内使用。

  • 在必要的情况下,可以对儿童的签名进行公证。 所需的儿童身份证明与成人要求相同。

  • 弗吉尼亚州公证员可以公证《委托书》和《遗嘱》

  • 弗吉尼亚州公证员无权对出生证明、死亡证明或结婚证书进行“复印件与原件相符”公证。只有重要记录部门或统计部门才能进行此类文件进行证明。

  • 弗吉尼亚公证员无权对法院签发的文件进行“复印件与原件相符”公证

  • 弗吉尼亚公证员无权执行结婚仪式

  • 弗吉尼亚公证员无权对自己的签名进行公证


来源:

2010年《公证示范法》

2017年《电子公证示范法》

2021年《弗吉尼亚州公证员指南》



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