领事认证/三级认证简介

Updated: Oct 10

1. 什么是领事认证/三级认证?


在美国的华人很多时候无法亲自到中国办理事务,只有采用《委托书》委托他人办理,或者就某些事务通过《声明书》做出声明。而《委托书》、《声明书》等文件必须经过领事认证才能被中国有关部门接受在中国使用(注:由于在办理领事认证之前,文件已经经由当公证员、州务卿或国务卿两级认证,所以领事认证也俗称三级认证)。不仅仅是委托书,其他在美国产生或美国机构出具的文件,如出生证、结婚证、离婚证、成绩单、公司注册文件等,也要经过领事认证才能在中国使用。


所以办理领事认证的目的,是使一国出具的公证书等能在另一国境内被相关部门承认并且具有法律效力,不致因怀疑文书上的印章和签字是否属实而影响文书的法律效力。


在美国,领事认证是中国驻美使领馆对美国国务院或有关州州务卿认证(Authentication)过的文书进行证明(Legalization)。经公证或认证程序办理的文书,效力相同,均可在中国境内使用。但请注意,有关文书是否会被中国有关机构接受还要取决于文书本身的内容记载是否符合有关部门要求或其它条件。


如果文件拿到海牙公约成员国使用,则无需选择领事认证,而是进行另一种认证:海牙认证(Apostille)。点击这里了解海牙认证,您可以在海牙国际私法会议(HCCH)官网查询哪些国家属于成员国。值得注意的是:拿到中国内地使用的文件不能做海牙认证,需要完成领事认证;拿到香港和澳门使用的文件可以直接做海牙认证。


2. 领事认证/三级认证的一般步骤





文件使用国为中国的认证流程

第一级:当地公证员公证-Notary Public


找当地的公证员(Notary Public)对您的文件进行公证。司法或政府文件的原件或Certified Copy,如法庭判决、出生证、结婚证、死亡证明,公司注册文件证书或“核证副本”(Certified Copy)等不需要经过公证员公证即可直接送至州务卿或国务卿办公室认证。


美国的传统公证(in-person notarization/paper and pen notarization),也就是我们说的当面公证,当事人必须出现在公证员面前,并出示相关证件证明身份,才能完成公证程序。少部分美国的公证员可以进行电子公证(electronic notarization),或远程公证(remote notarization),只要您身边拥有含视频音频功能的电子设备便可完成公证!美国公证认证中心可对中、英双语的文件提供公证服务,传统公证、电子公证和远程公证均可。


我们建议您找的公证员应该拥有丰富的公证经验,熟悉并遵守该州的公证法律和规定。因为不适当的公证词或文件可能会导致后续的认证申请被拒绝,这会耽误您的时间并产生额外的花费。


说明:县书记员认证-County Clerk。少数几个州(Alabama, Georgia, Kentucky, Tennessee, Maryland)要求申办州务卿认证之前,先向County Clerk申请认证,而且一般只限于公证员公证过的文件。


第二级:州务卿认证-Secretary of State


州务卿公证认证分两种:Apostille 和 Certificate of Authentication。Apostille 也就是“海牙认证”,只能在海牙条约成员国内使用,而中国内地目前不属于“海牙认证的条约国”,所以递交到中国驻美国的各地方领事馆的文件需完成州务卿的“ Certificate of Authentication”认证类型。


说明:只有在州一级产生的文件需要完成州务卿认证,而联邦政府部门出具的文件,不需要做州务卿认证,直接送至美国国务院(U.S. Department of State)认证。有些情况下,例如属于大使馆所辖领区的州(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY),完成州务卿认证后,须送至美国国务院办理认证后,再送至大使馆申请领事认证。


第三级:使领馆认证-Chinese Embassy/Consulate

州政府或国务院认证过的文件,应根据中国驻美使领馆领区划分,向相关总领事馆申请领事认证。由于每个州的州务卿的签字与印章只在一个领馆备案,申请人应向文件出处州相应的中国总领馆提交申请。比如您现住加州,要办纽约州的出生证认证,需要在纽约领馆办理认证。


3. 认证办理所需时间


  • 公证员公证:立等可取,当场即可完成文件公证。

  • 州务卿认证:一般处理,10-15个工作日,取决于州务卿办公室以及来回邮寄的方式。大部分州务卿不提供加急服务。

  • 国务院认证(若需要或地区处于DC中国大使馆的辖区):一般处理,12个工作日;加急,7个工作日;特急,3个工作日

  • 领事馆/大使馆认证:一般处理,12个工作日;加急,7个工作日;特急,3个工作日


4. 认证办理所需材料



美国公证认证中心(American Notary Service Center Inc.)为广大客户提供公平、快速、保密、专业的文件公证和认证服务,向在社会上和经济上处于弱势的群体所领导的小企业提供各类援助计划的认证申请服务,帮助小企业获得联邦政府采购合同、在市场中立足并蓬勃发展。相关资讯请关注官网www.usnotarycenter.com,或通过服务热线202-599-0777和电邮info@usnotarycenter.com咨询。



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