关于“复印件与原件相符”的公证

Updated: Dec 23, 2020

很多时候人们需要“复印件与原件相符(True Copy)”的公证,很多州也允许只要文件原件不是重要记录文件(Vital Records Document),公证员可以做复印件公证。人们可能要求公证的文件包括合同、信件、结算单、协议、政府签发的身份证件、外国或美国护照等等,文件类型还远不止这些。


那么,什么是一份文件的真实复印件(True Copy)呢?


真实复印件是指没有经过任何修改或变动的与原文件一模一样的一份复印件。


公证员会采取哪些步骤来做复印件公证呢?


第一步:文档的持有人去要求公证员做复印件公证。


文件原件的持有人/保管人(keeper/ custodian)出现在公证员面前,要求公证员证明文件的复印件与原件相符。


第二步:公证员比较原件和复印件。


公证员将仔细查看该文件,以确保它是原件。有些州要求公证员亲自复印或见证复印件的复印过程,以便合理地证明复印件的“真实性”,还有些州允许公证员将之前复印好的复印件与文件原件进行仔细比较,以确保复印件的“真实性”。注意,公证员不能对复印件做复印件公证。


第三步:公证员公证复印件是真实准确的。


一旦公证员确认复印件与原件相符,公证员将在复印件上附上公证词并填写该公证词,证明复印件是真实、准确、完整的。


不是所有文件公证员都可以做复印件与原件相符的公证


公证员不能对重要记录文件(Vital Records Documents)做复印件公证。原因是复印件公证的宗旨是,要求公证员证明复印件是原件的真实和准确的复制品。然而,原始的重要记录文件由政府机构保存,该机构负责签发这些文件。只有这些机构才可以签发重要记录文件的核证副本(Certified Copies),即原件的真实副本。


“重要记录”是一种包含个人重要生活事件信息文件,由政府机构记录和保存,包括出生证明、死亡证明和结婚证明。在美国,重要记录通常由州或县一级的部门在发布和维护,例如县书记官或记录员办公室(County Clerk or Recorder’s Office),登记员办公室(Registrar’s Office)或重要记录办公室(Vital Records Office)等。


在《弗吉尼亚公证员手册》(HANDBOOK FOR VIRGINIA NOTARIES PUBLIC)中明确写道:弗吉尼亚公证员无权公证出生证明、死亡证明或结婚证明的真实副本。只有重要记录/统计司才能进行这种证明。


“Virginia notaries are not authorized to certify true copies of birth, death, or marriage certificates. Only the Division of Vital Records/Statistics may perform such a certification.”


点击这里查看美国50个州和DC的公证员手册。


不是所有州都允许公证员做复印件与原件相符的公证


然而,并不是每个州都允许公证员做复印件公证。一些州(如密歇根纽约)不允许公证员将公证文件的复印件作为官方许可公证行为之一,还有一些州则是限制了公证员可以公证的文件类型。


密歇根州,公证员不能做复印件公证。密歇根公证员不能在复印件上声明它是原始文件的真实复印件。取而代之的方法是,公证员只能对声明人在他/她的声明书上的签字做“确认”公证,该声明书中明确声明了复印件与原件相符。密歇根州政府网站上显示,只有文件的签发人或持有人(文件上所列的人)能够证明文件的真实性,证明文件是原件或是复印件。公证员无此权力。


类似的例子还有,只有颁发文凭的学校官员可以证明文凭的复印件与原件相符。或者,在文凭上所列的人可以以一份声明来证明他/她的文凭的复印件与原件相符。


加州,法律则限制了文件类型,公证员只能对委托书做复印件与原件相符公证,或者,在州务卿或法院的要求下,做他/她自己的公证日志的复印件与原件相符公证。


乔治亚州,法律允许公证员做美国护照的复印件与原件相符公证,但须附上护照持有人的宣誓声明;在密西西比州,法律禁止公证员做护照与驾照证件的复印件公证,除非公证员同时也是签发ID的政府机构官员。伊利诺伊州则不允许公证员对任何文件做复印件公证。


人们应谨慎确认,要求公证员做复印件公证是否违反相关法律或是否会被文件接收方所接受。


来源:National Notary Association

Michigan SOS

Virginia SOS



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