美国公证员怎样公证文件?7大步骤!

Updated: Sep 3

公证员在美国的法律和商业系统的运作中起着至关重要的作用。公众依靠公证员来确保其业务、个人和法律文件的执行和签名的完整性。经过公证的文件可以帮助约束协议,防止纠纷并防止欺诈。所以公证员在公证过程中会保持谨慎,并尽职尽责地调查,他们运用良好的判断力和专业素养来完成整个公证过程。


所以, 美国公证员是遵循什么原则,并如何公证文件的呢?


主要有七个步骤。



第一步:亲自出席

Step 1: Personal Appearance


在公证过程中,公证员会要求签名者亲自出席。 “亲自出席”是指签名者和公证员在同一个房间内,足够近,能够看到对方,互相倾听,互相交谈。 这意味着,公证员能:

  • 依靠另一个人的陈述,比如那个人声称文件上的签字就是应该签名的人;

  • 依靠自己对于某个签字的熟悉程度;或者

  • 通过电话、电子邮件、电话会议或任何其他通信手段来执行公证行为。


从实际情况来看,在签名者缺席的情况下,就对文件进行公证,这完全达不到公证的目的。如果签名者没有实际地出现在公证员面前,公证员将无法使用他/她最佳的判断来确定签名者是否:

  • 有能力理解他/她正在签署的文件的内容;

  • 愿意签字,而且没有受到任何胁迫;

  • 是他/她自己所声称的那个人;

  • 是活着的或存在的。


第二步:浏览文件

Step 2: Visually Scan the Document


虽然公证员不对文件的内容负责,但公证员会始终仔细浏览需要被公证的文件,以确保文件:

  • 不包含空格或不完整的信息;并且

  • 包含预先打印好的公证词或者其他有关公证员完成公证行为的说明。

另外,需要将工作行为记录到日志中的公证员,会浏览文件来收集和记录某些信息,例如文件日期、标题、文件页数、签名者数量,等等。


第三步:验证签名者的身份

Step 3: Verify the Identity of the Signer


公证员在提供公证服务时,会严格遵守标准去验证签名者的身份。在大多数州,公证员可以通过以下几种不同的方式验证签名者的身份:

  • 政府签发的身份证件(Government-issued Identification Cards)

每个州对可以接受的身份证件类型有不同的规定,签名者应向公证员咨询是否可接受他的身份证件。总体来说,身份证件必须是由政府签发的,并且包含持有人的照片。在大多数州,可以接受的身份证件包含该州的驾照、美国护照或绿卡。有一些州还有规定可以允许使用外州驾照或外国护照用于公证目的。大多数州都要求身份证件不能是已过期的。公证前请务必向公证员确定。


  • 个人认识(Personal Knowledge)

几乎所有州(加州除外)都允许公证员以个人认识的方式来确定签名者的身份,也就是公证员本身就认识或者对签名者非常熟悉。公证员会用最佳的判断来确定他是否认识这个签名者。例如:如果公证员在街上遇到签名者,是否能认出他/她?公证员是否能准确地描述出签名者?公证员知道签名者的全名吗?最重要的是,公证员是否愿意在法庭上就该签名者的身份作证?


”个人认识“指的是公证员已经认识了签名者相当长一段时间。公证员通过昵称偶然认识或通过某人的介绍而认识一个人,并不能算是认识。比如说一个邻居介绍说“这是我的兄弟Bill”,这对于建立Bill的身份来说其实并不够。某些州要求,如果公证员认识签名者,需要在公证词中标明这一事实。


  • 可信证人的宣誓书(Sworn Statement of a Credible Witness)

还有一种比较特殊的情况就是,寻求公证的签名者并不是公证员认识的人,而且这个签名者也不能出示可靠的身份证件。在这个种情况下,公证员可以通过依靠“可信证人” (credible witness)的证词来确定签名者的身份。这就需要签名者在公证员在场的情况下,有他的朋友或者其他人宣誓这证明这个人就是在列明在文件中需要公证的人。如果决定用这种方法确定身份,公证员通常会要求这个“可信证人”宣誓或者完成并签署一份声明。需要说明的就是,每个州对“可信证人”的要求都不一样,而且有些州(如Alaska和Kentucky)根本不允许这种形式的身份证明。


如果公证员无法通过上述的任何一种方式来识别或确定签名者的身份,那么公证员会拒绝为签名者进行公证。因为公证员在没有令人满意的证据的情况下验证了签名者的身份,他会因为这种不当行为而承担民事和刑事责任。


第四步:执行口头仪式

Step 4: Perform the Verbal Ceremony

在纸质文件上公证签名时,公证员几乎总是需要执行两种公证行为之一:签名者进行的确认(Acknowledgment),或,宣誓(Oath/Affirmation)行为。

  • 承认或确认(Acknowledgment)

需要进行确认(Acknowledgment)的文件通常包括房地产转让、抵押贷款、授权书或者协议。确认(Acknowledgment)就是指签名者声明其签名是真实的,并且是他/她自愿签署并执行该文件。在这种情况下,不必在公证人在场的情况下签署文件。


只要签名者出现在了公证员面签并确认签署了文件,那么无论这个文件是在两天前、两个月前或两年前签署的,都可以完成公证。


在进行确认时,公证员可以从与签名者的日常对话中确定该人是机敏的、有能力的,并且对文件内容是有所了解的。公证员会判断签名者是否喝醉了,被强迫签名或者无法理解文件内容。

为了使公证行为有效,公证员会执行口头的确认,也就是询问签名者:


Do you acknowledge that you signed this document voluntarily and for the purposes stated therein?

(“您是否确认您出于本文件所述目的而自愿签署了该文件?”)


只要签字者点头或回答“是”(Yes)或“我确认”(I do),做出了肯定回答。公证员就会填写附在文件上或在打印在另一页上的的确认公证词(Acknowledgment Certificate)。样本如下:


Source: American Association of Notaries


  • 宣誓(Oaths/Affirmations)

需要签名者宣誓(Oaths/Affirmations)的文件通常包括宣誓书、陈述书、申请书、与法院有关的文件或其他宣誓声明。在这种公证行为中,签名者必须在公证员在场的情况下实际签署文件,以表明该签名者已经承担了宣誓义务。但是在此之前,公证员会通过询问以下问题来执行宣誓过程:


“Do you solemnly swear under penalty of perjury that the statements in this document are true and correct to the best of your knowledge?”

(“您是否郑重宣誓本文件中的陈述在您所知的范围内是真实和正确的?”)


签名者会回答“我宣誓”(I do)或“是”(Yes)。一旦签名者做出肯定的回答后(用“是”或“我愿意”),公证员会指示签名者在适当的位置签名。之后,公证员会完成一份叫做“Jurat”(宣誓声明)的公证词。宣誓公证词(Jurat Certificate)和确认公证词(Acknowledgment Certificate)不同,因为它包含了语句“在我面前宣誓并签字”(“sworn to (or affirmed) and subscribed before me.”)。样本如下:


Source: American Association of Notaries

大多数州不要求宣誓人举起右手或将手放在圣经或其他宗教文字上。但是有些州需要这样的程序。有些签名者拒绝宣誓,因为他们没有这种信仰。这种情况下,公证员会改为允许签名者做承诺(make an affirmation),做承诺意味着签名者基于自己的良心做出承诺,而不需要涉及至高无上的存在(例如神或上帝)。在法律眼中,宣誓(Oaths)和承诺( affirmations)都是同等的。在宣誓(Oaths)和承诺( affirmations)中作虚假陈述都是犯罪行为,成为伪证(perjury)。如果签名者拒绝宣誓,公证员会这样询问:


“Do you affirm under penalty of perjury that the statements in this document are true and correct to the best of your knowledge?”

(“您是否根据本人所知,承诺本文件中的陈述是真实和正确的?)


签名者会回答“我确认”(I do)或“是”。然后公证员会指示签名者在适当的位置签名。


对于公证员和签名者来说,能与对方交流而没有语言障碍是很重要的。如果有交流障碍,公证员会拒绝做公证。在公证过程中,如果签名者不能直接确认他的签名或者不能对他的声明的真实性宣誓,公证员也会拒绝做公证。在大多数州,在公证过程中,签名者不能通过翻译员来与公证员交流。所以我们鼓励并建议签名者寻找一位能和他说同一种语言的公证员来完成公证行为。


第五步:完成公证词

Step 5: Complete the Notarial Certificate


当公证员执行与纸质文件相关的公证行为时,公证员必须填写公证词。


Source: American Association of Notaries


公证词必须包含以下要素:

  • 地点(THE VENUE)

  • 亲自出席(PERSONAL APPEARANCE)

  • 日期(DATE)

  • 公证行为的类型(TYPE OF ACT)

  • 签名和印章(SIGNATURE AND SEAL)


第六步:在日志中记录公证行为

Step 6: Record the Notarization in a Journal


对于公证员在日志中必须要记录哪些信息,不同的州法律不同。但是,公证员至少应记录日期,公证行为的类型,文件的描述,签名者的名称以及其身份证明的类型。有些州也建议签名者在公证员的日志页上签一个名,这样会更加确认签名者当时出现在了公证员面前并在公证行为发生时签署了日志。


第七步:完成签名和公证印章

Step 7: Affix Your Signature and Notary Seal


最后,公证员会签上他/她的名字,这个名字和他/她的公证员证书上的名字一样,并盖上公证印章。这样,一份完整的公证就完成了!√


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Source: Seven Steps to a Proper Notarization by the American Association of Notaries


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