三级认证的注意事项和常见错误

Updated: Sep 3


注意事项:


1. 办理公证认证前,请务必先向文件使用国的使用单位核对文件要求,确认需要的文件份数,文件内容是否满足要求。


2. 若某个文件需要一式多份,那么在最初步骤(即公证员公证,或从某政府部门获取原始文件)时,就需要办理相应的份数,因在后续一级一级办理过程中,不可能一份变多份。


3. 文件内容和办理程序必须真实、准确、完整、合法。申请认证的文书在两页以上的,应装订成册,不易被拆换。应采用火漆加封或加盖骑缝章或钢印等,以保证文书的完整性。如有程序不完整、格式不规范、含不合法内容、文件有涂改、拆换等问题,使领馆不予认证。


4. 经公证员、州政府、国务院、使领馆认证过的文件,不得任意拆装或涂改。因申请人自行拆装或涂改文件引起的问题及相关法律责任,由申请人承担。


5. 用于到中国结婚登记的无配偶声明或证明自公证出具之日起6个月内有效;用于到中国收养的婚姻状况、健康、财产、收入和无违法犯罪记录公证书,自公证之日起至申请收养登记之日止(不含中国收养中心审理时间),6个月有效。超出有效期的文书,使领馆不予认证。


常见错误:


领事认证具有一定法律性。申请人在准备认证文书时稍有不慎,就容易做出不合格的文书,导致文件被拒收。为帮助申请人撰写合格文书,现将认证被拒收的常见原因列举如下,希望能帮助申请人有效规避错误,提高办事效率。


1. 《委托书》、《声明书》等固定格式文书被拒收原因


文书要素不全 《委托书》、《声明书》一般都有固定格式。以《委托书》为例,《委托书》应包含以下基本要素:委托人及受托人基本情况,委托原因、委托事项、委托权限、委托期限、受托人可否转委托。必须特别指出,委托期限不宜过长,一般不超过5年。从2018年起,领馆要求有明确的委托截止日期,不再接受"委托期限:到上述委托事宜办妥为止”的表述。


如果您准备的文书缺少以上要素,就会被拒收。


2. 文书有明显错字、书写潦草或私自涂改,导致拒收


为保证文书真实性,维护认证严肃性,我们拒收有明显错字、书写潦草或私自涂改的文书。建议您计算机打印文书,勿手写,写完后多检查几遍,但是签字部分必须本人亲自手写。


3. 没有公证词或公证词选用不当,导致拒收


有些申请人提供的文书只有美国公证员盖章签字,没有公证词,有些文书公证词选用不当,导致文件被拒收。建议您做公证前,先向公证员解释清楚文书在使用国的使用目的,以方便公证员出具合适的公证词。


4. 无法体现文书完整性,导致拒收


按规定,当文书超过两页时(如公证词为单独一页,请不要将该页计算在内),需盖骑缝章、打钢印或火漆加封以体现文书完整性。没有这些标记,文件可能被拒收。 (注:休斯顿领馆与华盛顿DC中国大使馆都没有要求骑缝章,火漆加封)


请注意:复印时绝对不可以拆开订书钉再重新装订!


5. 文件内容混杂,导致拒收


有些人为图省事,将多份不同类型的文件混在一起认证。比如《委托书》中套《声明书》,或在《委托书》后面附上美国政府部门出具的护照、绿卡、驾照、中国国内出具的房产证、护照、身份证等各种证件复印件,有时多达十几页。这种情况一般不被允许,当事人应将文件分开办理认证。


如果遇到这种情况,正确做法是:《委托书》单独做一份认证,声明书单独做一份认证。国外出具的身份证件(如美国护照)单独做一份认证,用于身份证明。文件使用国各部门出具的材料(如房产证、身份证,出生证等),按规定领事馆不能够认证。


美国公证认证中心(American Notary Service Center Inc.)为广大客户提供公平、快速、保密、专业的文件公证和认证服务,向在社会上和经济上处于弱势的群体所领导的小企业提供各类援助计划的认证申请服务,帮助小企业获得联邦政府采购合同、在市场中立足并蓬勃发展。相关资讯请关注官网www.usnotarycenter.com,或通过服务热线202-599-0777和电邮info@usnotarycenter.com咨询。



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